出典：https://www.superdraft.com.au/
入居している部屋の大きさや雰囲気、業種、所在地、働いている人たちの年齢層、そして何より「自分たちの考えるおしゃれ」の輪郭が明確に定まっていないと、せっかく費やした多くの労力や時間、手間などが無駄になってしまいます。相手もプロフェッショナルといえ、クライアントのイメージするものが分からないと本来の実力を発揮することができません。これが「プロにお任せ」であればいいのですが「プロに丸投げ〜後々になって修正の嵐」では無駄な労力ばかりを費やしてしまうことになりかねないのです。
目次
1.オフィスデザインのプロに丸投げは御法度！あくまでも共同作業が基本
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「その道のプロなんだし、とりあえずお願いすればあとは何とかしてくれるだろう…」。確かに、プロだから何とかしますし、たいていは何とかしてくれます。すべてお任せであっても、ある程度のレベルにまで練り上げたオフィスデザイン案を創り上げてくれるでしょう。
しかし、どれほど優れたプロのオフィスデザインであっても、依頼する側のイメージが明確でなければ本来の力を発揮できません。また、イメージがある程度固まった段階で発注しないと、無駄な工数や時間を浪費することになります。例えプロであっても相手も人間です。「このクライアントは面倒だなあ。早く終わらせたいなあ・・・」と思われてしまったら、表面上はともかく、内心イヤイヤ仕事をすることになり、結果として誰もが何らかの不満を抱えたままプロジェクトが進行してしまうことも充分にありえます。
また、「丸投げ」のケースで意外にやっかいなケースとして、クライアント側の思いつきで口出しをしてきて振り回すパターンです。企業の経営者などで朝令暮改が日常茶飯事になっている方をしばしば見かけるように思います。本人からすれば、常にベストな方向性やゴールを目指しているからこその行動である場合も多いのですが、ごく稀に単なる思いつきで周囲を振り回す人が存在します。よくいえばひらめき、逆の意味では何も考えていない…？とも解釈できそうです。人の意見に耳を貸さないような人であればやっかいなことこの上ない存在です(なぜか、この種の人が決定権者で、泣く泣くお伺いを…といったケースも少なくありません)。
元号が平成から令和に変わり、もはや「お客様は神様だ」という思考自体が過去のものになりつつあります。仕事を受ける側としては「丸投げ」されることは、できる限り避けたい…というのが本音なのです。もちろん、丸投げされるということは信頼されているからこそというケースは例外です。この場合は「丸投げ」というよりは「お任せ」と解釈すべきでしょう。まずは、そこを念頭に置いてオフィスデザインのプロに依頼したいものです。
2.依頼する側が気をつけるべきことは？
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では、依頼する側(クライアント側)はどのようなことに気をつければ良いのでしょうか？そのポイントを5つに整理してまとめてみました。下記の5項目が整理されているだけで、オフィスデザインの全行程の半分くらいまで進んだといっても過言ではありません。料理にたとえるなら、作る料理が決まり、具材を集め、仕込みの段階まで来たことになります。あとは、レシピを見ながら調理するのを待つばかり…。そんなところでしょうか。オフィスデザインのプロにとって、これほどありがたいことはないのです。ただ、気合いを入れすぎるあまり、注意すべき点もあるので、そちらもぜひ参考にしてみてください。
リーダーを決めたうえで明確なイメージを整理しておく
自分たちがどのようなオフィスを求めているのか？まずは、社内の担当者またはプロジェクトメンバーの意思統一を図りましょう。もっとも危険なパターンは、「船頭多くして船山に上る」です。決定権者が複数いて、お互いの主張を譲らない…というケースは避けなければなりません。この状況が打破できないとしたら、オフィスの改装を諦めて、現状維持くらいの方がいいかもしれません。まずは、リーダーを決めたうえで明確なイメージを整理していくことを強くお薦めします。
思いつきで振り回さない
前述の「朝令暮改」のケースです。明確な根拠があるならまだしも、その場のひらめきで、これまで決めてきたことをひっくり返したり、理不尽な変更依頼をしてきたり…。この種の担当者の特徴として「全体を見渡せないことが多い(いわゆる「木を見て森を見ず」のケース)」、「人の話を聞かず、一方的に話しまくる」などが挙げられます。大掛かりな変更は時として追加料金を請求せざるを得ない場合もありますから要注意です。
できればキーワードをまとめておくとなお良し！
「おしゃれ」「かわいい」「洗練」「都会的」「親しみやすい」「クール」「知的」「ユーモア」「ユニーク」…。まずは思いつくままにキーワードを並べ、そこから自分たちが求めているオフィスデザイン像を探るもよし。もっとも適合するキーワードを絞り出し、そこからさらに掘り下げて考えてみるもよしです。自分たちが「何となくイメージしていること」や「ボンヤリと思い描いている理想形」の棚卸しも兼ねています。ぜひ、お試しください。
さらに！ビジュアルイメージがあるとなお良し！
ひとくちに「オフィスデザインのプロ」とくくっても、得意分野や経歴を含めてさまざまな人がいます。「キーワード ＋ ビジュアルイメージ」があるとモアベターです。さらには「キーワードと連動したビジュアルイメージ」があるとパーフェクトです。文字とビジュアル、この2つの要素がそろえば、ほとんどのオフィスデザインのプロにとって「こんなに助かることはない…」と涙が出るほどありがたいのです。手間が掛かるかもしれませんが、クライアントとオフィスデザインのプロ、双方がハッピーになるため、ぜひお願いしたいところです。
ただし、ガチガチに決めすぎないこと。「余白を残す」。思わぬ名案が浮かぶことだってありえる
よし！「キーワードと連動したビジュアルイメージ」をまとめよう！と動き出すのは素晴らしいことです。しかし、ちょっと待ってください！あまりに性急にコトを運びすぎて、本質を見失ってしまったら本末転倒です。あくまでも「キーワードと連動したビジュアルイメージづくり」は、オフィスデザインのプロと理想のオフィスを創り出す目的ための手段にすぎません。「これしかない！」と徹底的に突き詰めてしまったら、頭が凝り固まってしまうことも考えられます。100％のうちの60〜70くらいまで煮詰めて、あとの余白はオフィスデザインのプロと相談しながら決めていくことをオススメします。敢えてこの余白を残すことで、思わぬアイデア、思わぬ方向性、思わぬ結末が待ち構えているかもしれませんよ！
3.では、オフィスデザインのプロに「すべてお任せ」はありなのか？
出典：https://www.myofficefurniture.net/
結論からいえば「あり」だと思います。信頼できるオフィスデザインのプロにすべてお任せ」ともなれば、本人も腕が鳴りますし、責任重大なので本当に誠心誠意、さまざまなアイデアを練り込んでくれるはずです。
しかし、ここで注意が必要です。「お任せ」ということは「あなたのセンスや感性を信頼しているから、こちらの意図を汲んでもらって自由にやっていいよ。きっと、その方がうまくいくから」…くらいのニュアンスが込められていると思ってください。要約すれば「できあがってきたものに文句はいいません」ということなのです。そのくらいの覚悟を持って依頼してください。
よくあるケースとして、冒頭でも申し上げたように「すべてお任せ」と「すべて丸投げ」を混同していることがしばしばあります。後者は大した説明もないまま依頼するだけ依頼しておいて、要所要所で口出しをしたり、現場をかき回したりして混乱させるケースです。「三歩進んで二歩下がる」のごとく、プロジェクトが一向に前に進まず、暗礁に乗り上げることもしばしば。しまいには人間関係に亀裂が入り、空中分解…などといったケースも予想されます。
まずは、双方がタッグを組み、持ち寄ったアイデアやキーワード、イメージビジュアルなどを摺り合わせながらじっくりと議論を重ねてみてください。今回のタイトルにも記したように「双方の摺り合わせが重要！オフィスデザインのプロに依頼するだけではオシャレなオフィスは完成しない」のですから…。