最近ではフリーアドレスデスクというものが人気を博していることをご存知でしょうか。通常ワークデスクは社員一人一人に割り当てられ、自分のスペースを確保するものとなっていましたが、フリーアドレスデスクはまるでカフェのようなスタイルで、大きなデスク上に各々自由に仕事ができるスタイルのこと指します。現在ではwifi環境も充実していることからこういったことが可能になっていますが、このフリーアドレスデスクのメリットデメリットとはどういったものなのでしょうか。
フリーアドレス制の発端、目的とは
フリーアドレス制の発祥は実は日本なのです。
1987年3月に清水建設・技術研究所で世界で初めて実現された。それ以前に、シカゴのIBMでMITのトーマス・アレンらが、個室オフィスをオープンにして座席を共用するnon-territorial officeを実験的に実現したが、フリーアドレスの言葉とともに、オープンオフィスで座席を共用するスタイルは日本生まれである。
最初のコンセプトは、欧米に比べて日本のオフィスは狭く、一人あたりの面積が小さいため、小さいオフィスでも多く人を入れられるようにと、苦肉の策で始めたのが最初です。特に営業職の場合は昼間にはオフィス内にいないことのほうが多く、不在時のスペースを有効に使うという試みがあったようです。これで実際の面積よりも２倍デスクスペースが確保できるというわけです。
また最近では、面積やコストだけでなく、昔からの習慣にとらわれず自由な働き方の象徴として実施する企業も多くあり、むしろコスト面よりもモチベーションやパフォーマンスアップを理由にするほうが多くあります。
フリーアドレスデスクのメリットとは
フリーアドレスデスクのメリットは多くあります。まず、一人一人の固定の席ではないため、人事異動や、席替えなどのオフィスレイアウトの変更は環境の変化があってもデスクを異動する必要がないため、労力をかけることなくスピード感をもって仕事に取りかかれます。また情報漏洩やペーパーレス化においてもメリットがあります。フリーアドレスデスクは不在時はデスクには何も置かないのが一般的です。基本的にはロッカーが一人一つ割り当てられるのが一般的で書類や、荷物は全てしまう形なので、情報が漏れてしまう可能性が限りなく減らせるわけです。また、デスク上にモノや書類を置くスペースがないので、データを紙で残すようなことが自然と減ってきてペーパーレス化が促進されていくというわけです。そしてフリーアドレスデスクの一番のメリットと言えるのが社員間コミュニケーションの促進でしょう。不特定多数の人が空いている席を利用することにより毎回違う人と隣会うことになるので、普段コミュニケーションをとらない人とコミュニケーションをとる機会が増えてきます。
フリーアドレスデスクで気をつけたい点
フリーアドレスデスクはメリットばかりのように見えますが、気をつけたい点もあります。それはフリーアドレス制に向き不向きの職種があるということです。フリーアドレスは前述の通り、デスクに不在の時もある職種でなくてはいけません。それは「営業職」です。営業職は常にデスクで仕事をしているわけではありません。むしろ外に出ていなければならない職種です。こういった職種であればフリーアドレスデスクは向いているといっていいでしょう。しかし、デザイナーや経理などほぼ仕事がデスクになる職種は不向きです。こういった職種でフリーデスクにしてしまうと仕事の効率を下げるばかりか、社員のモチベーションさえも下げてしまう恐れがあります。また、日本では元来、部課長が部下を見渡す形で上座に座り社員が列を作るような形が一般的だと思います。この形をフリーアドレスデスクに変えると、部課長が隣にきてしまうなんてこともでてくるので無駄なプレッシャーがかかってしまったり、誰がどこにいるのかわからなくなってしまうなんてことも起こり得ます。以上のようなデメリット部分もよく考慮した上で実施するべきなのかもしれません。
まとめ
フリーアドレスデスクは無駄を省いたスマートなオフィススタイルです。しかし、今までの慣習やルールなどの固執してしまうとスムーズに運べないこともお分かり頂けたと思います。まずは仕事のスタイルが合っているのか。これをよく確認してから取り組んでもいいのかもしれません。